学校信息设备管理信息系统的建立

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学校信息设备管理信息系统的建立

引言

随着信息化建设的不断深入,各类学校使用信息设备的数量和种类越来越多,并且学校的各项活

动对信息设备的依赖性也越来越强。如何规范有效地管理信息设备,充分发挥信息化的优势,更

好地服务于学校的各项工作,成为学校信息职能部门需要认真考虑的问题。学校由于体制、管理

制度、设备的性质及使用目的均不同于生产企业,因而难以像生产企业管理生产设备那样系统规

范地管理信息设备,但这些设备在使用过程中存在着与企业设备管理相同的问题,如规划、选

型、采购、安装、维护、维修、报废等。

1 学校信息设备管理内容

学校信息设备管理的实质,就是使信息设备时刻处于良好的工作状态,随时满足各项应用活动的

需要。主要内容是:监控信息设备的运行状态、规划信息设备的日常维护、处理信息设备的突

发故障。

学校信息设备的生命周期中,使用和管理的参与者涉及到财务部门、信息设备管理部门(对于一

般学校来说往往是信息中心)和信息设备使用者(如教师)3 个方面。财务部门对信息设备管理的

着眼点是资产管理,信息设备管理部门对信息设备的管理则包括设备的需求规划、新设备的选

型、设备安装调试及设备的运维管理,而信息设备使用者不承担管理的义务。信息设备管理周期

从设备需求规划开始,直到设备报废为止。

财务部门管理的内容包括:设备台账、设备建卡、残值计算、报废设备的账务处理等。本文对

此部分不作讨论。

按照学校信息设备的特点,可以把信息设备管理部门对设备的管理活动分为两个阶段,第一阶段

为前期管理,第二阶段为运行管理。

1.1 前期管理阶段

前期管理阶段包括设备需求规划、设备选型、设备安装调试 3个部分,这些对设备的终身技术性

能、服务年限、运行费用起着支撑性作用。

(1)设备需求规划。设备需求规划是根据教学活动和管理活动需要而进行的设备规划,内容包括

设备类型、数量、功能要求、角色分配、使用布局、设备备份等。需求规划对今后设备运行及

管理的影响极大,一个好的规划对于有效降低设备的采购、使用和维护成本,充分发挥设备的性

能,以及提高使用质量等方面都起着重要作用。

(2)新设备的选型。设备的选型是对设备需求规划理念的体现,关系到设备的使用质量、使用方

式、采购和维护成本、需求扩展、角色变更等。

(3)设备的安装调试。设备的安装颇有讲究,涉及设备的安装位置、操作方式、线路布置等方面,

对日后的使用有很大影响,因此必须进行精心设计;调试则应根据可能出现的不同使用要求逐一

进行, “ ”否则会因为使用方式的改变而出现故障。

1.2 运行管理阶段

运行管理阶段包括设备日常使用、设备运行监控、设备日常维护、故障设备报修、报废设备更

换、设备使用人员培训等。

(1)设备日常使用。不同设备使用主体和使用要求不尽相同,而且学校信息设备的使用主体不承

担管理的责任,因此在设备开始启用之前要对不同的设备制订相应的操作规程和操作方法,并据

此对使用主体进行必要的培训。设备日常使用期间,管理部门的工作就是指导和监督使用主体按

照操作规程和操作方法正确地使用设备。

(2)设备运行监控。设备运行监控是对设备的使用过程和运行状态进行跟踪。一方面对出现异常

状况的设备及时处理;另一方面对设备的运行状态进行管控,需要每天开关机的设备要按时开关

机,需要用后即关的设备应保证在不用时关机。

(3)设备日常维护。由于信息设备基本上是电子设备,不存在磨损问题,但对使用环境的温度、湿

度及清洁程度有较高要求。设备的日常维护就是按照设备生产厂商提出的使用条件,并结合教学

和管理活动的使用要求制订相应的维护计划,根据维护计划定期对设备进行维护。维护的内容既

包括使用环境温度、湿度的日常检测和定期除尘等,对于计算机等设备还应进行定期的系统清理

和系统备份。

(4)故障设备报修。设备故障可分为硬故障和软故障两类,软故障在多数情况下都可及时排除,硬

故障则在多数情况下难以及时排除,对于无法及时排除故障的设备一方面按照报修流程及时报

修,另一方面为不影响正常教学活动的开展,及时启用备用设备。

(5)报废设备更换。设备报废有两种方式,一种是按计划报废,即根据设备的使用寿命,到期时不论

设备是否还能继续使用都按计划报废。这种方式的优点是设备的报废是事先安排的,因此报废更

换工作对正常教学和管理活动的影响不大,缺点是可能造成一定的浪费;另一种是使用设备直到

不能满足使用要求、出现无法修复的故障或物理损坏为止。这种方式的优点是物尽其用,可最大

限度地减少经济上的浪费,缺点是由于设备出现无法维修的状况可能是随时发生的,而报废更换

工作涉及到新设备选型、经费申请、采购、安装调试等一系列程序,会对教学和管理活动产生影

响。

(6)设备使用人员培训。由于信息设备的使用主体多数情况下不是设备的管理人员,所以对设备

使用人员进行操作规程和方法的培训,使他们能够正确使用设备,以减少设备出故障的机率。在

设备升级更新和操作方法改进时,也必须对设备使用人员进行相应的培训。

设备管理部门的大量工作都集中在设备日常使用、设备运行监控、设备日常维护这三项上。

2 设备管理信息系统

对信息设备进行高效管理的有效办法就是建立设备管理信息系统。一个完整的信息设备管理体

系应涵盖各方面的管理要求,建立这样的信息系统包括 3个步骤:

①确定信息设备管理的基本流程;②建立能反应设备各项信息的数据表集;③实现基于①②的设

备管理信息系统。

2.1 信息设备管理系统基本流程

学校信息设备管理的基本流程如图1所示。设备需求规划是构建整个设备应用体系的必要前提,

好的需求规划是保证整个设备应用体系高效、节约运行的基础,这项工作发生在设备实际运行管

理之前,故放在主流程的最上端。【图 1】

系统初始化工作是设置参与管理的用户及权限,参与设备管理的用户中,不是所有用户都可以变

更设备的配置和用途,因此必须在权限上加以区别。

设备采购事关设备的使用、维护、故障处理及将来可能的功能扩展,设备采购工作可能会对设备

的使用与管理产生长期影响,并且在设备使用与管理过程中,设备采购工作可能会重复发生,故将

其放在主流程上。

构建设备各项基本信息是设备的静态数据,是设备使用、维护、升级、增加功能、变更用途等的

重要依据。基本信息包括设备厂商提供的信息,包括设备的型号、基本参数等;设备的使用信息

包括设备的位置、角色等,如果是服务器,有文件服务器、Web 服务器、流媒体服务器等不同的

角色;设备的设置信息包括设备的硬件配置和软件设置及应用系统等。

设置设备的维护周期,是按照设备的技术指标结合具体的使用情况进行设置,如投影机的灯泡是

有使用寿命的,它受投影机的使用条件影响,因此须根据投影机的使用频率和使用环境设置投影

机的清洁周期和灯泡的更换周期。再如,计算机中的一些软件在不断升级和打补丁,也应根据使

用情况设置升级周期和备份周期。

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摘要：

学校信息设备管理信息系统的建立引言随着信息化建设的不断深入,各类学校使用信息设备的数量和种类越来越多,并且学校的各项活动对信息设备的依赖性也越来越强。如何规范有效地管理信息设备,充分发挥信息化的优势,更好地服务于学校的各项工作,成为学校信息职能部门需要认真考虑的问题。学校由于体制、管理制度、设备的性质及使用目的均不同于生产企业,因而难以像生产企业管理生产设备那样系统规范地管理信息设备,但这些设备在使用过程中存在着与企业设备管理相同的问题,如规划、选型、采购、安装、维护、维修、报废等。1学校信息设备管理内容学校信息设备管理的实质,就是使信息设备时刻处于良好的工作状态,随时满足各项应用活动的需要。...

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