中小型企业秘书一岗多职的工作现状分析――以YH公司为例
――中小型企业秘书一岗多职的工作现状分析
以YH 公司为例
内容摘要：当今社会，社会主义市场经济的飞速发展，带动了社会对人才需求的改变，其中对
秘书人员的需求状况更是变化深刻。秘书除了要承担本身职位的各项具体工作，同时还需要完
成其它岗位的事务。这种秘书一岗多职的现象在中小型企业表现的尤为突出，甚至已经逐渐演
变成为一种发展趋势。这种现象是中小型企业发展的需要，更是秘书工作与其它工作的相通性
所共同决定的。秘书人才需求的改变对秘书人才培养提出不同的要求，但秘书专业化和职业化
始终是发展的必然趋势，是第一重要的。要解决中小型企业秘书一岗多职的问题，需要秘书人
员自身、企业以及高职院校多方面的努力。
关键词： 中小型企业 秘书 一岗多职 成因 对策
An analysis of the working situation of the Secretary of Small and medium-sized enterprises in
one post and multiple posts——taking YH Co., Ltd. as an example
Abstract: Today's society, the rapid development of socialist market economy, led to thesocial
demand for talent changes, in which the demand for secretarial staff is changingprofoundly. The
Secretary is required to carry out all the specific tasks of his position and tocomplete other duties. This
kind of secretarial post-job phenomenon is especially prominent insmall and medium-sized
enterprises, and even has gradually evolved into a trend of development.This phenomenon is the needs
of the development of small and medium-sized enterprises, butalso the Secretary of the work and other
work of the common decision. The change of thedemand for secretarial talents puts forward different
requirements for the training of secretarialtalents, but the professionalization and professionalism of
secretaries is always the inevitabletrend of development, and is the first important. In order to solve the
problem of the small andmedium Enterprises secretaries, it needs the efforts of the secretaries
themselves, enterprises andvocational colleges.
Key words: Small and medium-sized Enterprises；a post more than one post；work status quo
一、引言
（一）中小型企业中秘书一岗多职的概述
秘书一岗多职，是指秘书处于秘书的岗位，处理本职事务的同时还兼领其它岗位的事务。
秘书，通常理解为职务名称，是掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员，其基本职能有
三，分别是办文，办会和办事。传统意义上的秘书工作，有文字工作、文档管理工作、会务工
作、调查研究工作、信息工作信访工作、谈判事务、时间管理和差旅服务、公关接待和礼仪、
值班工作、通信联络、印信管理、机关后勤事务、保密工作等。
秘书对领导起的参谋助手、督促检查、协调综合作用。以上这些是一个专业秘书所必须具备的
专业技能。但随着秘书职业化发展的不断深入，秘书不仅仅只适用于党政机关单位和大型企
业，中小型企业对秘书职位的需求也在不断扩大。不同于党政机关单位和大型企业，现代中小
型企业自身的性质和特点决定了企业中秘书的性质和特点。秘书工作也由此发生了一些转变。
在现代中小型企业中，秘书不只是秘书，他可能还要承担岗位之外的一些其它职务。
YH 公司，一家以进出口贸易为主营业务的小型公司。公司设有秘书职位，协助总经理处理公
司日常事务，包括处理客户往来文件和邮件、会议工作、印信的保存、差旅服务、公关接待等
事务。但除此之外，秘书还负责公司的财务工作，相当于兼任了公司会计一职。另外，秘书有
时还需要协助管理人事工作和采购工作。总而言之，公司大大小小的事情，秘书一般都有份参
与。犹如一个大管家一样，渗透在公司的方方面面，做事更是要面面俱到。
在如今社会主义市场经济下，像YH 公司这样的企业不计其数，如此秘书一岗多职的现象正逐
渐成为一种发展趋势。秘书人员在参与工作前，要尤为注意这一工作现状，为真正走进中小型
企业秘书 岗位打下坚实的基础。
(二)中小型企业秘书一岗多职的意义
1.缓解就业压力
据调查，国内从事秘书职业的人员多达上千万人，但是因为大型企业的秘书岗位有限，所以中
小企业才是我国秘书职业就业和发展的主要战地。1调查显示中小型企业在对秘书专业的选择
上，12 家企业，20 个秘书中，只有 2 个是秘书专业出身。中小型企业对秘书人员的任用，大
多没有特殊的要求，这也吸引了非秘书专业的学生投入到这个行业中来。虽说这样给秘书专业
的学生加大了就业压力，另一方面却也给其它专业的学生提供了更大的就业空间。
2.推动秘书职业化的进程
在现今的很多企业里，各种专业的人员都可以进入秘书的岗位。有些人甚至把行政管理、汉语
言文学专业等同于秘书专业。这使得秘书专业出身且持有秘书资格证书的学生在就业中失去了
竞争优势。这就会导致秘书这个专业得不到社会的重视，会阻碍秘书职业化的发展。事实上，
早在1997 年，秘书任职资格化制度就已经开始实行了。但是秘书职业资格考证在实行中过于
形式化，考核的知识内容，尤其是对操作技能的考核不合理，不深入，不能真正评断出秘书专
业学生的能力与水平。并且在考核各关节出把控不严，这也造成了秘书职业资格考证的名不副
实。此外，秘书职业资格证书目前还没有得到社会用人单位的广泛认可，甚至在他们眼里秘书
职业资格证书是可有可无的，更不要说得到他们的重视。而且随着越来越多的没有秘书职业资
格证书的人进入企业工作。无疑给秘书职业化的进程增加了难度。随着中小型企业秘书一岗多
职现象的愈发普遍，对高职院校秘书专业的设置和秘书职业化的进程必然会造成一定的影响，
有问题必然也会有解决对策，在解决这一问题的过程中自然而然就会推动秘书职业化进程。
二、中小型企业中秘书一岗多职的问题
（一）秘书工作专业化程度低
比起大型企业对秘书人员专业素质的高要求，中小型企业需要的是全能性的秘书工作者，在大
多中小型企业中秘书这一岗位是集诸多岗位职务于一体的岗位，所以这些公司对于招聘的秘书
人员是否是秘书专业出身并没有绝对的要求。数据显示，调查的 12 个企业中的 20 位秘书，只
有2 人是秘书专业出身，占比 10%。虽然这个调查不够普遍，但调查数据也具有一定的典型
性。数据表明大多的秘书工作人员是半路出家，他们很多是行政管理、人事管理、中文等专业
毕业。他们没有经过教育机构系统规范的培养，缺乏秘书相关的专业知识。这也造成了很多人
“ ”对秘书工作的误解，认为秘书工作是没有技术含量的工作，是人人都能干的打杂 的工作。他
们没有专业秘书的素养，更不会规范的完成秘书工作，因此工作效率大大降低。一个合格的现
代化秘书，只有做到秘书工作的专业化，才能提高工作的质量和水平，才能凸显秘书工作的重
要性。另外在调查中可以发现这样一个现象，12 家企业中有 8 家设置了秘书职位，还有 4 家并
未设置秘书职位，但有处于其他职位的人兼领秘书相关职务。
1.秘书兼领其他岗位职务
企业设秘书职位，同时秘书兼领其他岗位职务。YH 公司设秘书职位，为总经理秘书。一个人
总揽了除业务部门和会计的所有事务，有时还需要从旁协助会计的工作。他是秘书，负责协助
总经理处理日常事务，负责接待外国来宾的考察，负责会议的安排和管理，负责总经理出差的
一切事务等。他是人事主管，负责发布招聘广告，面试接待和员工入职手续。负责在职员工的
考勤统计，在职员工食宿的安排，社保、医保的办理。他是会计助理，承担一些会计的基本工
作。负责工资表的核对，日常办公室开支核算，会计档案的整理与归档。他是后勤主管，负责
办公室用品的采购，负责办公室公共财产的维护，负责安全用品的维护，负责损坏物品的维修
等。他像一个事务总管一样，负责公司内外大大小小的事情。所以公司大到事关公司的利润，
小到厕所的下水管堵塞，都需要他来解决。这样企业的秘书不仅仅是秘书，他同时还兼领人
事、会计和后勤的事务。秘书兼领其他岗位职务对中小型企业确实是一种经济型的选择，但以
长远目光来看，这样的秘书一岗多职形式是不利于公司长期发展的。例如，YH 公司迎接一年
一度的安全检查，秘书负责全权处理，从接待检查人员到划分安全区域，到换置消防用品，到
装置医疗箱，到检查安全指示牌，等等事务，秘书事无巨细，都必须亲力亲为。事情一多，秘
书就出现了差错，购买的安全用品到货时没有仔细检查是否缺少，结果都到检查的前一天下午
了，才发现商家少发了一类物品，最后只得又安排人去市场购买，秘书加班安置完毕才解决了
这个问题。从这个事例可以看出一旦秘书处理的事多且杂，他就不能保证面面俱到，总会出现
差错，到时反而降低了工作效率。
2.其他岗位兼领秘书事务
企业不设秘书职位，但实际上从事秘书工作的人，就是通常所说的秘书工作人员。
在调查的 12 家企业中共有 8 家设置了秘书职位，其余4 家虽不设秘书职位，但也有相关的人
员处理秘书相关事务，只是他的本职工作并不是秘书，兼领了秘书的工作。他们的本职工作不
是秘书，可能人事管理、业务管理，但因为这些工作和秘书工作有互通性，他们也就自然而然
的承担了秘书的工作。还有一种特殊情况，那就是会计兼任秘书。表面上看，会计工作内容与
秘书工作内容南辕北辙，但从目前社会对秘书人员的要求来看，秘书已经从单纯的办文、办
会、办事逐渐转向办文、办会、办事以及为领导出谋划策。1这一转变就要求秘书不仅要具备
秘书的专业知识，还必须具备其他专业的知识，特别是财务方面的知识。一个企业，支撑它存
在的就是公司的经济实力，所以秘书懂得一些财务方面的知识是其实对于一个中小型企业秘书
来说是百有利而无害。甚至具备会计知识已经成为潜在的招聘条件和竞争优势。其实对于一个
中小型企业来说，秘书岗位的设置可有可无，但是会计岗位是每一个公司不可缺少的职位。然
而公司有一些隶属秘书的职务又必须需要一个人来处理，这时公司为了节省开支，就会让会计
负责办公室秘书工作。
会计兼领秘书事务的情况虽然特殊，然而这种情况在中小型企业中并不少见，已然是越来越普
遍。其他岗位兼领秘书事务，他们不是秘书，完成本职工作之余，要处理秘书的事务，又不能
以专业的角度处理秘书事务，工作效率同样会受到影响。
（二）秘书工作制度不完善
大型企业，公司规模较大，业务涉及范围广而多，并且有足够的资金支持，公司有需要、有必
要也有能力设置完善的部门和制度才能使公司有条不紊的运行，并不断发展壮大。大型企业对
各部门，各工作人员都有明确的职权划分，权责分明。大型企业中一般都有若干秘书工作人
——员，且这些秘书工作人员有一个集中的办公部门 秘书机构。
秘书机构通常有着严密的运行机制，每个秘书一般都有明确的分工，每个秘书职位的职责也是
“ ”——不一样的。 三办 办文、办会、办事，是秘书和秘书机构的基本职能，是各级秘书办公室
最基本、最大量的工作，也是秘书和秘书机构主要工作的高度概括。大型企业中有秘书机构承
担这些事务，而中小型企业中往往只有一名秘书，YH 公司就只设置了一个秘书职位，这个仅
有的秘书要承担组织的全部秘书业务以及领导吩咐的各项秘书职务之外的工作。调查中还有其
余11 家企业，秘书人数集中在 1-3 人，其中有 2 家企业有 3 个秘书工作人员,4 家企业有 2 个
秘书工作人员，5 家只有 1 个秘书工作人员，12 个企业中没有一个企业有 3 个以上的秘书工作
者。在一定程度上，秘书一岗多职的现象对中小型企业部门的设置，对公司制度的完善，对各
项工作的划分都会有不利的影响，甚至可能影响公司的发展进程。
三、中小型企业中秘书一岗多职的成因分析
摘要：
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――中小型企业秘书一岗多职的工作现状分析以YH公司为例内容摘要：当今社会，社会主义市场经济的飞速发展，带动了社会对人才需求的改变，其中对秘书人员的需求状况更是变化深刻。秘书除了要承担本身职位的各项具体工作，同时还需要完成其它岗位的事务。这种秘书一岗多职的现象在中小型企业表现的尤为突出，甚至已经逐渐演变成为一种发展趋势。这种现象是中小型企业发展的需要，更是秘书工作与其它工作的相通性所共同决定的。秘书人才需求的改变对秘书人才培养提出不同的要求，但秘书专业化和职业化始终是发展的必然趋势，是第一重要的。要解决中小型企业秘书一岗多职的问题，需要秘书人员自身、企业以及高职院校多方面的努力。关键词：中小型企...
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作者：闻远设计
分类：社科文学类资料
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属性：8 页
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时间：2023-06-12
