浅议小型企业行政秘书工作的多样性――以快板电商公司为例

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――浅议小型企业行政秘书工作的多样性以快

板电商公司为例

摘要：在小型企业中，行政秘书是一个不可或缺的工作岗位，它作为一种管理性质的职务，工

作内容繁多，涉及领域广泛，常常需要在领导不在公司时对有关事务做出准确的决断，极具重

要性。以快板电子商务有限公司为个案（以下简称快板公司），结合对其他小型企业中行政秘

书工作情况的咨询调查，可以发现小型企业行政秘书的工作，包括常规工作和兼及其他岗位的

工作都具有多样性特征，而工作多样性的产生主要原因在于社会发展趋势的导引、小型企业的

发展现状和行政秘书角色的内在要求，岗位多样性的特征对小型企业的行政秘书的知识结构、

职业素养、工作能力等方面都提出了更高的要求。探求新时代背景下对小型企业行政秘书工作

的多样性、形成的原因及要求，有助于加强行政秘书岗位的从业人员对该工作的了解及认知，

提高职场的适应能力，增强社会竞争力。

关键词：小型企业行政秘书多样性

The Diversity of SME's Administrative Secretary Work

Abstract：The administrative secretary is an indispensable work in SME. As a kind ofmanagement

job, the fact that its function involves organization management to a certain extent.The job is of great

importance because it covers various significant work contents and widerange of work fields, requiring

practitioners make accurate decisions about the business when theleader is not in the company. The

assay will go through discussion on the diversity of SME'sadministrative secretary work based on the

real case of Kuai Ban electronic commerce co., LTD(hereinafter referred to as the Kuai Ban company)

and researches of other similar companies. Itcould be found that administrative secretaries' tasks,

involving regular ones and others relative todifferent positions, tend to be diversified, which might

attribute to the following factors: development of the society, secretary job requirement as well as

diversified work of leaders. Thefeature of diversity requires more abundant knowledge structure,

career quality and workingcapability for administrative secretary. It aims to explore SME's

administration secretary workrequirement for new era, enhance people's understanding of the specific

job description, andeventually help potential candidates to improve the professional capability and

competitiveadvantages.

Keywords: small business；administrative secretary；diversity

一、引言

二、小型企业行政秘书工作多样性的表现

（一）行政秘书常规工作的多样性

1.协助领导开展的工作

2.参与公司管理开展的工作

（二）兼及其他岗位的工作多样性

1.人事工作

2.企划工作

3.财务工作

三、小型企业行政秘书工作多样性的原因

（一）社会发展趋势的导引

（二）小型企业现状的影响

1.公司规模的限制

2.资金不足

3.招聘难度高

（三）行政秘书角色的内在要求

四、工作多样性对小型企业行政秘书的要求

（一）职业素养

1.严守底线

2.保守机密

3.谦虚谨慎

（二）知识结构

1.行政秘书的业务知识

2.其他的相关知识

（三）工作能力

1.社交能力

2.思辨能力

3.执行能力

五、结语

参考文献

一、引言

改革开放以来，社会经济快速发展，小型企业凭借其管理费用低、经营机动灵活、满足市场特

定需求等方面的优势迅速占据市场经济的半壁江山。小型企业的发展带来了大量的就业机会，

对于小型企业中不可或缺的行政秘书岗位，成了不少就业者的热门选择。不久前网上就有报

道，一个小型企业行政秘书岗位在招聘时平均有 7 个应聘者竞争。

“ ”然而行政秘书并不是简单的端茶倒水的角色，在众多教科书中，除了给行政秘书工作以准确

的定位以外，还充分说明了这一岗位的极大重要性。它作为一种管理性质的职务，工作内容繁

多，涉及领域广泛，对从业者的要求较高。很多学者都曾在研究中提到过相似的观点，一个行

政秘书，作为领导与员工、领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到

企业的形象。尤其是在小型企业中，行政秘书需要完成更多样化的工作，承担更重大的责任。

工作的多样化对行政秘书的知识结构、能力素养、工作能力等各方面都提出了朝多样化发展的

更高要求。

前人对小型企业的研究大多从企业战略、企业发展的角度论述，对行政秘书的研究大多从行政

秘书的工作特点、职业道德展开，几乎没有直接研究小型企业里行政秘书的相关资料。本文把

——实习中的公司快板电子商务有限公司作为小型企业的个案，从小型企业行政秘书工作多样

性的表现，工作多样性的成因，以及对就业者提出的要求进行研究，给小型企业的行政秘书提

供一定的参考。

二、小型企业行政秘书工作多样性的表现

现代行政秘书是从事日常行政管理工作、为领导和公司提供日常行政服务的工作人员。他们担

负着接收、处理、储存、反馈各种信息的职责, 处于沟通上下、联系左右的中介地位, 起着桥

梁、纽带的作用。他们在处理文电、参与各种活动以及处理各种事务中,捕捉和发现带有倾向性

的问题, 把自己看到的、听到的有价值的东西反映给领导, 为领导决策提供参考和依据，行政秘

书岗位是和领导岗位相伴生、相辅相成的。由于领导的工作内容繁多，涉及领域广泛，作为助

手的行政秘书，工作内容本身便具有多样性。而在小型企业中，由于企业的精简特殊架构，行

政秘书需要兼及本身工作内容之外的职责，因此它的多样性特征尤为突出。

（一）行政秘书常规工作的多样性

随着社会的进步和发展，行政秘书的工作职责也在与时俱进：从处理一般的行政事务，拓展至

“ ” “ ”为领导工作提供全方位管家式服务，提升至为领导决策提供主动智囊式服务，延伸至为企

“ ”业发展提供多元化保障式服务。行政秘书的工作正在变得越来越多样，越来越复杂也愈显重

要。通过对众多公司的招聘简章研究发现，无论大小公司行政秘书的常规工作存在着共性：协

助上司更好的开展工作、管理公司；处理好公司的大小行政事务。而行政事务琐碎繁多，在具

体研究时可以从领导和公司两个层面深入探究。

1.协助领导开展的工作

（1）日程管理

行政秘书的工作直接向领导汇报，对领导负责。而领导作为战略层的代表，每日的工作纷繁复

杂，为了更好的协助其有条不紊地处理各项事务、避免遗漏，行政秘书需要为领导做好每天的

时间管理，制定日程表。在这个过程中需要注意：安排行程前必须事先征得领导的同意；及时

提醒，以免领导遗忘；在安排每天的日程表时既要做好安排，又要兼顾领导的体力。最后，谨

记作为一名秘书的职业道德：对日程安排做好保密工作。

当领导事务繁多，行政秘书感觉无从下手安排时，可以参考时间管理四象限的原则，按照重要

而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急对事务进行分类，认真权衡后酌情

安排。

（2）出差安排

当领导有出差安排时，行政秘书需要为领导合理规划出差行程。了解领导习惯乘坐的交通工

具，提前为领导预定往返机票（车票）。但在这个多元化的社会，外部的接触联系增加，作为

行程中双方或多方的联络员，并不只是简单的规划行程，更承担了外联的角色。联络酒店：致

电酒店前台，确保在领导到达目的地之前成功预定住宿酒店，保证领导在出差期间能够休息

好，不影响工作。联络会晤方：一般领导出差多是参加会议或者视察工作，行政秘书应提前与

会晤方联系，确定见面时间以及会议/工作行程。联络公司/领导：行政秘书在领导出差时也扮

演着公司和领导之间沟通的桥梁。领导出差无法及时了解公司的情况，如果行政秘书陪同领导

出差，行政秘书应及时联络公司，了解公司近日的情况汇报领导。如果行政秘书驻守公司未随

领导出差，则需适时向领导汇报公司情况，解决公司的后顾之忧。这对行政秘书来说，即是机

遇也是挑战。

（3）财务报销

行政秘书掌管领导的私人报销，比如领导的差旅费。当行政秘书与领导一同出差时，往往需要

垫付行程中的费用，行政秘书应保留好飞机票的原票以及食宿发票，由领导确认签字，以便回

公司报销。当行政秘书未同领导出差时应在领导回公司后及时向领导索要发票。另外还有一些

其他的报销费用，如话费、汽车加油费、业务招待费用等等，都要及时向领导索要相关凭证。

及时贴好发票到财务进行报销。

2.参与公司管理开展的工作

（1）办公室管理

创造一个科学良好的工作环境，加强对日常工作环境的管理，营造一个令人心旷神怡的工作环

境，是行政秘书一项常规性的工作，也是一份责任和义务。

快板公司在 2016 年10 月的时候搬了新的办公地址，搬迁后经理发现办公室的环境和布置杂乱

无章，不仅让来访者留下不良的印象，也大大地影响了办公的体验和效率。

于是经理把我叫到办公室，针对目前办公室存在的问题拿出一套整改方案。

回去后我先在办公室转了一圈仔细观察了一下，果然发现了很多问题，总结来说可以分为两

类，一类是由于公司搬迁造成的比如：办公室的设备虽然是新的但是由于搬迁时间仓促设备随

… …意摆放；办公室的公共区域缺少绿色植物，显得没有生气，空气比较污浊第二类问题是由

于个人造成的：男职员的办公桌上文件、文件夹乱糟糟地堆在一起；女职员办公桌上的个人照

… …片、零食、化妆包到处可见；打印纸东一堆西一堆地摆放在窗台上

回到位置我查阅了各种办公室布置的条例和模板，制定出了一套可行的办公室环境改造方案。

针对搬迁遗留下来的问题，合理安排办公区域的布局，腾出一定的空间摆放办公设备，如打印

机、碎纸机、空气净化器等。并且在X 月X 号延长半小时午休时间，用于挪动设备位置，合

理摆放。此外购置一定的绿色植物，增添办公室的绿化，也有助于改善环境质量。针对个人习

惯造成的办公室混乱，制定了一套办公环境评比方案：方案首先落实环境监察人员，每周不定

时对个人环境卫生作出考核，考核的结果作为奖金的参考因素之一。整改方案落实一周后，办

公室整洁有序，办公桌上的电脑、电话、文件夹整齐规范，公共区域的绿色植物生机盎然，走

在这样的办公环境中感觉非常舒适，也得到了经理的夸赞。

（2）文书处理

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摘要：

――浅议小型企业行政秘书工作的多样性以快板电商公司为例摘要：在小型企业中，行政秘书是一个不可或缺的工作岗位，它作为一种管理性质的职务，工作内容繁多，涉及领域广泛，常常需要在领导不在公司时对有关事务做出准确的决断，极具重要性。以快板电子商务有限公司为个案（以下简称快板公司），结合对其他小型企业中行政秘书工作情况的咨询调查，可以发现小型企业行政秘书的工作，包括常规工作和兼及其他岗位的工作都具有多样性特征，而工作多样性的产生主要原因在于社会发展趋势的导引、小型企业的发展现状和行政秘书角色的内在要求，岗位多样性的特征对小型企业的行政秘书的知识结构、职业素养、工作能力等方面都提出了更高的要求。探求新时代...

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